AeroCertLink — Politique de gouvernance des renseignements personnels / Personal Information Governance Policy

1. Objet. Cette politique décrit comment AeroCertLink SASU encadre la protection des renseignements personnels qu'elle détient, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec). Elle complète notre politique de confidentialité.

2. Responsable. La personne responsable de la protection des renseignements personnels est Antoine Begon, Président. Contact : privacy@aerocertlink.com. Elle veille au respect de la loi et approuve la présente politique.

3. Rôles. AeroCertLink est une petite entreprise. Les personnes qui accèdent aux renseignements personnels (administrateurs de la plateforme) le font uniquement lorsque c'est nécessaire à leurs fonctions. Chaque action d'un administrateur qui modifie des données est journalisée. Tout nouveau collaborateur est informé de cette politique avant d'obtenir un accès.

4. Cycle de vie des renseignements.

• Collecte : uniquement ce qui est nécessaire au service. Aucun renseignement sensible n'est exigé. Certaines déclarations facultatives (droit de travailler, statut au regard du contrôle des exportations) peuvent révéler indirectement la nationalité : elles ne sont recueillies qu'avec le consentement exprès de la personne, qui peut les retirer à tout moment.
• Utilisation et communication : seulement pour les finalités décrites dans la politique de confidentialité. Aucune vente de renseignements.
• Conservation et destruction : selon les durées de la politique de confidentialité (section 5). Les renseignements sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire à la fin de ces durées.

5. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée. Nous réalisons une évaluation avant toute communication de renseignements hors du Québec, et avant tout projet de système d'information qui traite des renseignements personnels. Une première évaluation a été réalisée le 30 septembre 2026 pour le stockage en France et le recours à des sous-traitants aux États-Unis.

6. Incidents de confidentialité. Tout incident est inscrit au registre des incidents. En cas de risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées avec diligence, et nous prenons des mesures pour réduire le risque.

7. Plaintes et demandes. Toute demande d'accès, de rectification ou de retrait, et toute plainte relative à la protection des renseignements personnels, s'adresse à privacy@aerocertlink.com. Nous répondons dans un délai de trente (30) jours. En cas de désaccord, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information (www.cai.gouv.qc.ca).

8. Révision. Cette politique est revue au moins une fois par an, et à chaque changement important de nos traitements.

1. Purpose. This policy describes how AeroCertLink SASU governs the protection of the personal information it holds, in accordance with the Act respecting the protection of personal information in the private sector (Québec). It complements our Privacy Policy.

2. Person in charge. The person in charge of the protection of personal information is Antoine Begon, President. Contact: privacy@aerocertlink.com. He ensures compliance with the Act and approves this policy.

3. Roles. AeroCertLink is a small company. People who access personal information (platform administrators) do so only when required by their duties. Every administrator action that changes data is logged. Any new team member is informed of this policy before being granted access.

4. Information life cycle.

• Collection: only what the service requires. No sensitive information is required. Some optional declarations (right to work, export-control status) may indirectly reveal nationality: they are collected only with the person's express consent, which can be withdrawn at any time.
• Use and disclosure: only for the purposes described in the Privacy Policy. We never sell personal information.
• Retention and destruction: as set out in the Privacy Policy (section 5). At the end of those periods, information is securely destroyed or anonymised.

5. Privacy impact assessments. We carry out an assessment before any communication of personal information outside Québec, and before any information system project involving personal information. A first assessment was carried out on 30 September 2026 for storage in France and the use of processors in the United States.

6. Confidentiality incidents. Every incident is recorded in our incident register. Where there is a risk of serious injury, we promptly notify the Commission d'accès à l'information and the persons concerned, and take measures to reduce the risk.

7. Complaints and requests. Requests for access, correction or withdrawal, and any complaint about the protection of personal information, go to privacy@aerocertlink.com. We reply within thirty (30) days. If you disagree with our answer, you may contact the Commission d'accès à l'information (www.cai.gouv.qc.ca).

8. Review. This policy is reviewed at least once a year and whenever our processing changes significantly.